La posta elettronica continua a essere uno strumento fondamentale per la comunicazione personale e professionale. Al momento di inviare e ricevere email, è consigliabile seguire una serie di buone pratiche che migliorano la qualità dei messaggi e aiutano a evitare l’inserimento in liste di SPAM e posta “indesiderata”. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti pratici e consigli utili:
Organizzazione della posta in arrivo/cartelle
Mantieni la tua casella di posta ordinata per facilitare la gestione delle email importanti. Utilizza cartelle o etichette per classificare i messaggi e valuta l’impostazione di regole di filtraggio automatico.
Come accedere e gestire gli account email da SOGo
Se hai configurato l’account di posta in un client email, è possibile che questo crei cartelle di invio e ricezione diverse da quelle presenti sul server. Tienilo presente quando accedi al tuo indirizzo email tramite il nostro SOGo.
Uso delle risposte automatiche
Configura risposte automatiche durante periodi di assenza prolungata. Informa i mittenti sulla tua disponibilità e fornisci alternative di contatto se necessario.
Evita allegati non necessari
Limita l’uso di file allegati e, quando possibile, utilizza link a documenti condivisi. Questo facilita la gestione dello spazio di archiviazione e migliora l’efficienza di invio e ricezione delle email.
Attenzione all’opzione “Rispondi a tutti”
Quando utilizzi la funzione “Rispondi a tutti”, assicurati che tutti i destinatari debbano effettivamente ricevere la risposta. Evitare l’uso eccessivo di questa funzione aiuta a prevenire la saturazione inutile delle caselle di posta.
Sicurezza delle password
Mantieni sicuro il tuo account email utilizzando password robuste e cambiale periodicamente. Proteggere il tuo account è essenziale per evitare accessi non autorizzati.
Consapevolezza sul phishing
Fai attenzione a possibili tentativi di phishing. Non cliccare su link sospetti e verifica sempre l’autenticità dei mittenti prima di fornire informazioni riservate.
Invii a molti account email
Se devi effettuare invii massivi, è consigliabile creare l’utente newsletter dal “Pannello di controllo” per questo tipo di invii. Questo utente è dedicato esclusivamente all’invio di email ed è pensato per permettere l’invio a molti indirizzi senza subire blocchi per possibile rilevamento come spam.